Gemensamt register: uppgifter, rättsliga grunder och den registrerades rättigheter

Vad är ett gemensamt register?

Ett gemensamt register är en strukturerad databas som innehåller personuppgifter och som används av flera registeransvariga för gemensamma ändamål. I detta fall fastställer två registeransvariga – SOK och S-Banken – tillsammans ändamålen och medlen för behandlingen. De fungerar som gemensamt registeransvariga.

Förändringen grundar sig på myndigheternas förtydligade GDPR-tolkningar. Det gemensamma registret möjliggör produktionen av nyttiga tjänster och förmåner för dig:

• När S-Banken överlämnar uppgifter om ditt förmånsutbetalningskonto till det gemensamma registret kan handelslaget betala dina kontantförmåner direkt till ditt konto hos S-Banken

• När SOK överlämnar ditt medlems-/kundnummer till det gemensamma registret kan S-Banken producera ett kort med betalfunktion som S-Förmånskort med rätt nummer för att samla Bonus

Vilka omfattas av det gemensamma registret?

Det gemensamma registret gäller dig om du är:

• Ägarkund eller medlem i ett ägarkundshushåll och kund hos S-Banken

• Användare av S-mobilen (oberoende av kundförhållande hos S-Banken)

• Ansluten som ägarkund via webbtjänsten (oberoende av kundförhållande hos S-Banken)

S-mobilen och webbtjänsten Anslut dig som ägarkund är tjänster som produceras i samarbete mellan SOK och S-Banken.

Vilka personuppgifter innehåller det gemensamma registret?

I det gemensamma registret behandlas en noggrant avgränsad del av uppgifterna om SOK:s och S-Bankens gemensamma kunder.

Uppgifter som behandlas i det gemensamma registret:

• Namn, personbeteckning och födelsedatum

• Språk och uppgift om kön (om du har uppgett det)

• Kontaktuppgifter (adress, telefonnummer)

• Tillstånds- och förbudsuppgifter (direktmarknadsföringsförbud, tillstånd för e-post- och mobilmarknadsföring, förbud mot forskningsenkäter, förbud mot telefonmarknadsföring)

• Uppgift om tillhörighet till ägarkundshushåll och medlems-/kundnummer

• Förmånsutbetalningskonto och S-Förmånskort med betalfunktioner

Användaruppgifter för S-mobilen:

• Uppgift om ibruktagande och enheter där du använder applikationen

• Digitalt fotspår från användningen av tjänsten

• Feedback du gett i tjänsten

Det gemensamma registret innehåller INTE:

• S-Bankens kontotransaktionsuppgifter

• S-gruppens köpuppgifter

Uppgifterna i det gemensamma registret finns också i S-gruppens ägarkunds- och kundregister samt i S-Bankens kundregister. I dessa register finns många andra uppgifter som inte överlämnas till det gemensamma registret.

Mer information hittar du i SOK:s och S-Bankens dataskyddsbeskrivningar.

Vad förändras i behandlingen av personuppgifter?

Det gemensamma registret syns inte direkt för dig som en förändring. S-gruppen och S-Banken har även tidigare samarbetat kring hanteringen av uppgifter om gemensamma kunder.

Tidigare: S-gruppen och S-Banken överlämnade till varandra uppgifter om till exempel dina kontaktuppgifter så att du inte skulle behöva meddela dem två gånger.

Fortsättningsvis: Dina kontaktuppgifter uppdateras direkt i det gemensamt upprätthållna registret mellan SOK och S-Banken. Upprätthållandet av uppgifter underlättas och utvecklingen av gemensamma tjänster, som S-mobilen, effektiviseras.

Uppgifter som samlas in från användningen av S-mobilen möjliggör en bättre och mer kundcentrerad utveckling av tjänsten. SOK och S-Banken kan tillsammans analysera hur olika kundgrupper utnyttjar tjänsten.

Att tillhöra det gemensamma registret kräver inga åtgärder från dig.

Den registrerades rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen har du rätt att:

• Få information om behandlingen av dina personuppgifter

• Ta del av dina uppgifter (den registrerades rätt till insyn)

• Rätta dina uppgifter

• Invända mot behandlingen i vissa situationer

• Begära att dina uppgifter raderas

Den registrerade kan dock inte utöva alla rättigheter i alla situationer. Situationen påverkas till exempel av på vilken grund personuppgifterna behandlas.

Hur säkerställs informationssäkerheten för personuppgifterna?

Skydd av uppgifter:

• SOK och S-Banken använder lämpliga skyddsmekanismer för informationssäkerhet och dataskydd under hela uppgifternas livscykel

• Hanteringen av informationssäkerhet bygger på proaktiv riskhantering

Utbildning av personal:

• SOK och S-Banken utbildar regelbundet personal som behandlar personuppgifter

• Även samarbetspartnernas personal utbildas att förstå personuppgifternas konfidentiella natur

Uppföljning och övervakning:

• SOK och S-Banken övervakar och kontrollerar sina system kontinuerligt och systematiskt

• Vid eventuella dataintrång handlas enligt lagens krav och fastställda processer

• Vid behov görs anmälan till relevanta myndigheter samt till de registrerade

Rättsliga grunder och lagringstider

Nedan listas gemensamma uppgifter som S-Banken och SOK behandlar för gemensamma användningsändamål.

Personens grunduppgifter (namn, personbeteckning, födelsedatum, språk, könsuppgift, dödsdatum)

• Användningsändamål: Upprätthållande av uppgifter för produktion av ägarkundsförmåner och personalförmåner

• Lagringstid: Så länge kunden finns i det gemensamma registret

• Rättslig grund: Avtal (gällande könsuppgift berättigat intresse)

Kontaktuppgifter (postadress, telefonnummer, e-postadress)

• Användningsändamål: Upprätthållande och uppdatering av uppgifter

• Lagringstid: Så länge kunden finns i det gemensamma registret

• Rättslig grund: Avtal

Personaluppgift (uppgift om tillhörighet till personal och rabattberättigande)

• Användningsändamål: Produktion av personalförmåner

• Lagringstid: Så länge kunden finns i det gemensamma registret

• Rättslig grund: Berättigat intresse

Ägarkundshushåll (hushållets medlemskap, giltighetstid, medlems-/kundnummer)

• Användningsändamål: Produktion av ägarkundsförmåner

• Lagringstid: Så länge kunden finns i det gemensamma registret

• Rättslig grund: Avtal

Förmånsutbetalningskonto (kontonummer för gällande förmånsutbetalningskonto)

• Användningsändamål: Produktion av ägarkundsförmåner

• Lagringstid: Så länge kunden finns i det gemensamma registret

• Rättslig grund: Avtal

S-Etukortti Visa (korttyp, giltighetstid, handelslagsuppgift)

• Användningsändamål: Produktion av S-Etukortti Visa-kort och utredningssituationer

• Lagringstid: Så länge kunden finns i det gemensamma registret

• Rättslig grund: Avtal

Samtyckes- och förbudsuppgifter (marknadsföringsförbud och -tillstånd, Robinson-förbudsuppgifter)

• Användningsändamål: Upprätthållande och uppdatering av uppgifter

• Lagringstid: Så länge kunden finns i det gemensamma registret

• Rättslig grund: Berättigat intresse

Uppgift om ibruktagande av S-mobilen (inkl. vårdnadshavares samtycke för barn under 13 år)

• Användningsändamål: Produktion av S-mobilen-tjänsten

• Lagringstid: Under S-mobilen-avtalets giltighetstid

• Rättslig grund: Avtal

Reklamidentifierare för S-mobilen

• Användningsändamål: Upprätthållande och uppdatering av uppgifter

• Lagringstid: Under samtyckkets giltighetstid, högst under S-mobilen-avtalets tid

• Rättslig grund: Samtycke

S-mobilens samtycken (plats, notifikationer)

• Användningsändamål: Inriktning av marknadsföring, förbättring av kundupplevelsen

• Lagringstid: Under samtyckkets giltighetstid, högst under S-mobilen-avtalets tid

• Rättslig grund: Berättigat intresse

Kundfeedback för S-mobilen

• Användningsändamål: Utveckling av applikationen och svar på feedback

• Lagringstid: 2 år

• Rättslig grund: Berättigat intresse

Digitalt fotspår för S-mobilen

• Användningsändamål: Förbättring av kundupplevelsen, profilering, utveckling av applikationen

• Lagringstid: 2 år, högst under S-mobilen-avtalets tid

• Rättslig grund: Samtycke

S-mobilens gränssnittsval och favoriter

• Användningsändamål: Personalisering av gränssnittet, inriktning av innehåll

• Lagringstid: Under valets giltighetstid, högst under S-mobilen-avtalets tid

• Rättslig grund: Avtal

Kundgrupperingar för S-mobilen

• Användningsändamål: Rekommendation av förmåner och tjänster, personalisering, utveckling

• Lagringstid: 5 år, högst under S-mobilen-avtalets tid

• Rättslig grund: Berättigat intresse

Personuppgifter behandlas även som en del av SOK:s ägarkunds- och kundregister samt S-Bankens kundregister självständigt för egna användningsändamål.

Var får jag mer information?

• S-gruppens dataskyddswebbplats: Som S-Förmånskortskund – dataskydd

• S-Bankens dataskyddswebbplats: Dataskydd skyddar dina personuppgifter

• Dataskyddsombud: tietosuojavastaava@sok.fi