Yhteis­rekisteri: tiedot, oikeus­perusteet ja rekisteröidyn oikeudet

Mikä on yhteisrekisteri?

Yhteisrekisteri on jäsennelty henkilötietoja sisältävä tietojoukko, jota useampi rekisterinpitäjä käyttää yhteisiin tarkoituksiin. Tässä tapauksessa kaksi rekisterinpitäjää – SOK ja S-Pankki – määrittävät yhdessä käsittelyn tarkoitukset ja keinot. He toimivat yhteisrekisterinpitäjinä.

Muutos perustuu viranomaisten tarkentuneisiin GDPR-tulkintoihin. Yhteisrekisteri mahdollistaa sinulle hyödyllisten palvelujen ja etujen tuottamisen:

• Kun S-Pankki luovuttaa yhteisrekisteriin tiedon etujen maksutilistäsi, osuuskauppa pystyy maksamaan rahana maksettavat etusi suoraan S-Pankin tilillesi

• Kun SOK luovuttaa jäsen-/asiointinumerosi yhteisrekisteriin, S-Pankki pystyy tuottamaan sinulle maksuominaisuuskortin S-Etukorttina ja oikealla numerolla Bonuksen kerryttämiseksi

Ketkä kuuluvat yhteisrekisterin piiriin?

Yhteisrekisteri koskee sinua, jos olet:

• Asiakasomistaja tai asiakasomistajatalouden jäsen ja S-Pankin asiakas

• S-mobiilin käyttäjä (riippumatta S-Pankin asiakkuudesta)

• Liittynyt asiakasomistajaksi verkkopalvelun kautta (riippumatta S-Pankin asiakkuudesta)

S-mobiili ja Liity Asiakasomistajaksi -verkkopalvelu ovat SOK:n ja S-Pankin yhteistyössä tuottamia palveluita.

Mitä henkilötietoja yhteisrekisteri sisältää?

Yhteisrekisterissä käsitellään tarkasti rajattua osaa SOK:n ja S-Pankin yhteisten asiakkaiden tiedoista.

Yhteisrekisterissä käsiteltävät tiedot:

• Nimi, henkilötunnus ja syntymäaika

• Kieli ja tieto sukupuolesta (jos olet antanut sen)

• Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero)

• Lupa- ja kieltotiedot (suoramarkkinointikielto, sähköposti- ja matkapuhelinmarkkinointilupa, tutkimuskyselyjen kielto, puhelinmarkkinoinnin kielto)

• Tieto asiakasomistajatalouteen kuulumisesta ja jäsen-/asiointinumero

• Etujen maksutili ja maksuominaisuuksia sisältävät S-Etukortit

S-mobiilin käyttötiedot:

• Tieto käyttöönotosta ja laitteista, joilla sovellusta käytät

• Digitaalinen jalanjälki palvelun käytöstä

• Palvelussa antamasi palaute

Yhteisrekisteri EI sisällä:

• S-Pankin tilitapahtumatietoja

• S-ryhmän ostotietoja

Yhteisrekisterin tiedot ovat myös S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterissä sekä S-Pankin asiakasrekisterissä. Näissä rekistereissä on paljon muita tietoja, joita ei luovuteta yhteisrekisteriin.

Lisätietoja löydät SOK:n ja S-Pankin tietosuojaselosteilta.

Mikä henkilötietojen käsittelyssä muuttuu?

Yhteisrekisteri ei näy suoraan sinulle muutoksena. S-ryhmä ja S-Pankki ovat aiemminkin tehneet yhteistyötä yhteisten asiakkaiden tietojen hallinnoinnissa.

Aiemmin: S-ryhmä ja S-Pankki luovuttivat toisilleen tiedon esimerkiksi yhteystiedoistasi, jotta sinun ei tarvinnut ilmoittaa niitä kahteen kertaan.

Jatkossa: Yhteystietosi päivittyvät suoraan yhteisesti ylläpidettävään SOK:n ja S-Pankin yhteisrekisteriin. Tietojen ylläpito helpottuu ja yhteisten palvelujen, kuten S-mobiilin, kehitys sujuvoituu.

S-mobiilin käytöstä kerättävät tiedot mahdollistavat palvelun paremman ja asiakaslähtöisemmän kehittämisen. SOK ja S-Pankki voivat yhdessä analysoida, miten erilaiset asiakasryhmät hyödyntävät palvelua.

Yhteisrekisteriin kuuluminen ei vaadi sinulta mitään toimenpiteitä.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on oikeus:

• Saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä

• Tutustua tietoihisi (rekisteröidyn tarkastusoikeus)

• Oikaista tietojasi

• Vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa

• Pyytää tietosi poistettaviksi

Rekisteröity ei kuitenkaan voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Miten henkilötietojen tietoturvasta huolehditaan?

Tietojen suojaus:

• SOK ja S-Pankki käyttävät asianmukaisia tietoturvallisuuteen ja tietosuojaan liittyviä suojausmekanismeja koko tietojen elinkaaren ajan

• Tietoturvallisuuden hallinta perustuu ennakoivaan riskienhallintaan

Henkilökunnan koulutus:

• SOK ja S-Pankki kouluttavat henkilötietoja käsittelevää henkilökuntaa säännöllisesti

• Myös yhteistyökumppaneiden henkilöstö koulutetaan ymmärtämään henkilötietojen luottamuksellinen luonne

Seuranta ja valvonta:

• SOK ja S-Pankki seuraavat ja valvovat järjestelmiään jatkuvasti ja systemaattisesti

• Mahdollisen tietoturvapoikkeaman sattuessa toimitaan lain vaatimusten ja määritellyn prosessin mukaisesti

• Tarvittaessa ilmoitetaan relevanteille viranomaisille sekä rekisteröidyille

Oikeusperusteet ja säilytysajat

Alla on lueteltu yhteiset tiedot, joita S-Pankki ja SOK käsittelevät yhteisiin käyttötarkoituksiin.

Henkilön perustiedot (nimi, henkilötunnus, syntymäaika, kieli, sukupuolitieto, kuolinpäivä)

• Käyttötarkoitus: Tietojen ylläpito asiakasomistajaetujen ja henkilökuntaetujen tuottamiseksi

• Säilytysaika: Niin kauan kuin asiakas on yhteisrekisterissä

• Oikeusperuste: Sopimus (sukupuolitiedon osalta oikeutettu etu)

Yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

• Käyttötarkoitus: Tietojen ylläpito ja päivitykset

• Säilytysaika: Niin kauan kuin asiakas on yhteisrekisterissä

• Oikeusperuste: Sopimus

Henkilökuntatieto (tieto henkilökuntaan kuulumisesta ja alennusoikeudesta)

• Käyttötarkoitus: Henkilökuntaetujen tuottaminen

• Säilytysaika: Niin kauan kuin asiakas on yhteisrekisterissä

• Oikeusperuste: Oikeutettu etu

Asiakasomistajatalous (talouden jäsenyys, voimassaoloaika, jäsen-/asiointinumero)

• Käyttötarkoitus: Asiakasomistajaetujen tuottaminen

• Säilytysaika: Niin kauan kuin asiakas on yhteisrekisterissä

• Oikeusperuste: Sopimus

Etujen maksutili (voimassa olevan etujen maksutilin tilinumero)

• Käyttötarkoitus: Asiakasomistajaetujen tuottaminen

• Säilytysaika: Niin kauan kuin asiakas on yhteisrekisterissä

• Oikeusperuste: Sopimus

S-Etukortti Visa (korttityyppi, voimassaoloaika, osuuskauppatieto)

• Käyttötarkoitus: S-Etukortti Visa -korttien tuottaminen ja selvittelytilanteet

• Säilytysaika: Niin kauan kuin asiakas on yhteisrekisterissä

• Oikeusperuste: Sopimus

Suostumus- ja kieltotiedot (markkinointikiellot ja -luvat, Robinson-kieltotiedot)

• Käyttötarkoitus: Tietojen ylläpito ja päivitykset

• Säilytysaika: Niin kauan kuin asiakas on yhteisrekisterissä

• Oikeusperuste: Oikeutettu etu

S-mobiilin käyttöönottotieto (ml. huoltajan suostumus alle 13-vuotiaille)

• Käyttötarkoitus: S-mobiili-palvelun tuottaminen

• Säilytysaika: S-mobiili-sopimuksen voimassaoloajan

• Oikeusperuste: Sopimus

S-mobiilin mainonnan tunniste

• Käyttötarkoitus: Tietojen ylläpitäminen ja päivittäminen

• Säilytysaika: Suostumuksen voimassaoloajan, korkeintaan S-mobiili-sopimuksen ajan

• Oikeusperuste: Suostumus

S-mobiilin suostumukset (sijainti, ilmoitukset)

• Käyttötarkoitus: Markkinoinnin kohdentaminen, asiakaskokemuksen parantaminen

• Säilytysaika: Suostumuksen voimassaoloajan, korkeintaan S-mobiili-sopimuksen ajan

• Oikeusperuste: Oikeutettu etu

S-mobiilin asiakaspalaute

• Käyttötarkoitus: Sovelluksen kehittäminen ja palautteeseen vastaaminen

• Säilytysaika: 2 vuotta

• Oikeusperuste: Oikeutettu etu

S-mobiilin digitaalinen jalanjälki

• Käyttötarkoitus: Asiakaskokemuksen parantaminen, profilointi, sovelluksen kehittäminen

• Säilytysaika: 2 vuotta, korkeintaan S-mobiili-sopimuksen ajan

• Oikeusperuste: Suostumus

S-mobiilin käyttöliittymävalinnat ja suosikit

• Käyttötarkoitus: Käyttöliittymän personointi, sisältöjen kohdentaminen

• Säilytysaika: Valinnan voimassaoloajan, korkeintaan S-mobiili-sopimuksen ajan

• Oikeusperuste: Sopimus

S-mobiilin asiakasryhmittelyt

• Käyttötarkoitus: Etujen ja palvelujen suosittelu, personointi, kehittäminen

• Säilytysaika: 5 vuotta, korkeintaan S-mobiili-sopimuksen ajan

• Oikeusperuste: Oikeutettu etu

Henkilötietoa käsitellään myös SOK:n asiakasomistaja- ja asiakasrekisterin sekä S-Pankin asiakasrekisterin osana itsenäisesti omiin käyttötarkoituksiin.

Mistä saan lisätietoa?

• S-ryhmän tietosuojasivusto: S-Etukorttiasiakkaana – tietosuoja

• S-Pankin tietosuojasivusto: Tietosuoja suojaa henkilötietojasi

• Tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@sok.fi